Viele Schweizer KMU haben inzwischen ein KI-Werkzeug im Haus. Meist ging es schnell: Jemand aus der Geschäftsleitung löste drei oder vier Lizenzen für ein Chattool, zwei Mitarbeitende nutzen es seither täglich, die übrigen haben es nie geöffnet. Nach einem halben Jahr steht dieselbe Frage im Raum wie am Anfang. Was hat sich eigentlich verändert? Die Offerten entstehen gleich wie vorher, die Rechnungen laufen gleich durch das Büro, nur formuliert jetzt jemand die Kundenmails etwas schneller. Und niemand im Betrieb kann sagen, welche Kundendaten in den letzten Monaten in welches Tool eingegeben wurden.
Das ist kein Technikproblem. Es ist die Folge davon, dass zwei Arbeiten ausgelassen wurden, die zusammengehören: die Abläufe hinter dem Werkzeug anzupassen und die Menschen zu befähigen, die es bedienen.
Warum ein KI-Tool allein selten etwas verändert
Ein KI-Werkzeug beschleunigt einen einzelnen Arbeitsschritt. Liegt der Engpass eines Ablaufs woanders, verschiebt sich das Problem nur. Wer die Offerte in zehn statt zwanzig Minuten schreibt, sie aber weiterhin drei Tage auf dem Pult des Chefs liegen lässt, hat nichts gewonnen. Typische Anzeichen dafür, dass die Prozessarbeit fehlt:
- Das Tool wird von einzelnen Personen genutzt, nicht vom Team.
- Ergebnisse werden von Hand in andere Systeme übertragen.
- Niemand kann beziffern, wie viel Zeit tatsächlich eingespart wird.
- Es gibt keine verbindliche Absprache, welche Aufgaben KI übernehmen darf und welche nicht.
- Die Nutzung schläft nach wenigen Wochen wieder ein — oder sie verlagert sich unbemerkt in private Konten, also in Schatten-KI.
Umgekehrt gilt dasselbe: Ein sauber gedachter Prozess nützt wenig, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, wo die Grenzen liegen. Dann landen Personendaten, Preiskalkulationen oder ganze Verträge in einem Werkzeug, das niemand geprüft hat.
Ein Beispiel aus dem Alltag: das Offertwesen
Das folgende Szenario ist ein konstruiertes Beispiel, kein Kundenfall. Es beschreibt eine Ausgangslage, wie sie in ähnlicher Form in vielen Betrieben vorkommt.
Ausgangslage
Ein Installationsbetrieb mit achtzehn Mitarbeitenden schreibt pro Woche rund fünfzehn Offerten. Die Anfragen kommen per Telefon, per Mail und über das Kontaktformular der Website. Die Bauleiterin notiert sich die Angaben, sucht im Archiv eine ähnliche Offerte, passt Positionen und Preise an und schickt das Dokument zur Freigabe. Zwei Mitarbeitende nutzen seit Kurzem ein KI-Chattool, um die Begleittexte zu formulieren. Das spart pro Offerte etwa zehn Minuten.
Was tatsächlich Zeit kostet
Der eigentliche Aufwand liegt nicht beim Text. Er entsteht beim Zusammensuchen der Angaben, beim Nachfragen fehlender Angaben und bei der Freigabeschlaufe. Wer den Ablauf ernsthaft verbessern will, ändert zuerst die Struktur: ein einheitliches Anfrageformular, das die nötigen Angaben verlangt, eine gepflegte Positionsbibliothek, eine klare Freigaberegel ab einem bestimmten Betrag. Erst danach lohnt es sich zu fragen, welche Schritte KI sinnvoll übernehmen kann. Das ist der Unterschied zwischen echter Prozessarbeit und dem blossen Einsatz eines neuen Werkzeugs.
Und die Datenfrage
Im selben Beispiel gibt eine Mitarbeiterin den Namen des Kunden, die Adresse des Objekts und die Konkurrenzpreise aus einer früheren Ausschreibung in das Chattool ein, weil der Text so passender wird. Fachlich ist das Ergebnis besser. Im Umgang mit den Daten ist es ein Fehler, der ohne Schulung schlicht nicht auffällt.
Zwei Baustellen, eine Reihenfolge
In der Praxis bewährt sich eine einfache Abfolge:
- Sichtbar machen. Welche Abläufe binden am meisten Zeit, und an welcher Stelle genau? Meist sind es Übertragungen von Hand, Rückfragen wegen fehlender Angaben und Wartezeiten bei Freigaben.
- Ordnen, bevor automatisiert wird. Ein unklarer Ablauf wird durch KI nicht besser, sondern nur schneller unklar. Zuständigkeiten, Vorlagen und Datenquellen gehören zuerst geklärt.
- Gezielt einsetzen. Erst jetzt stellt sich die Frage, wo es sich lohnt, KI in bestehende Abläufe zu integrieren. Das sind selten alle Schritte, sondern meist zwei oder drei mit erkennbarem Nutzen.
- Befähigen und festhalten. Parallel dazu, nicht erst am Schluss, lernen die Mitarbeitenden die Grundlagen: was ein Sprachmodell kann, wo es sich irrt, welche Daten nichts in ein offenes Werkzeug gehören und wer die Ergebnisse prüft.
Die Reihenfolge ist der eigentliche Punkt. Wer zuerst schult und dann die Prozesse anfasst, schult ins Leere; wer zuerst automatisiert und dann schult, hat die riskante Phase bereits hinter sich. Und Veränderung hält nur, wenn die Menschen sie mittragen — deshalb lohnt es sich, Betriebe schrittweise zu begleiten statt in einem einmaligen Projekt.
Wer macht was: die Rollen sauber getrennt
An dieser Stelle wird sichtbar, dass zwei verschiedene Arbeiten gefragt sind. Die eine betrifft Abläufe und Systeme, die andere die Menschen und den Nachweis. TransformWerk aus Trimbach bei Olten deckt die erste ab, Linup die zweite.
| Themenfeld | TransformWerk | Linup |
|---|---|---|
| Leitfrage | Wo geht im Betrieb Zeit verloren, und wo bringt KI messbaren Nutzen? | Was müssen die Mitarbeitenden wissen, um KI im Arbeitsalltag sicher zu nutzen? |
| Gegenstand | Abläufe, Systeme, Schnittstellen, Webauftritt, Sichtbarkeit | Personen, Umgang mit Daten, Grundbegriffe, Nachweis |
| Vorgehen | Prozesse analysieren, KI gezielt integrieren, Veränderung begleiten | Online-Kurs mit rund zwei bis drei Stunden Lernzeit und Abschlussquiz |
| Ergebnis | Angepasster Prozess, eingerichtete Werkzeuge, mitgenommenes Team | Zertifikat mit QR-Verifikation, Nachweismappe pro Person, Firmen-Dashboard |
| Zeitpunkt | Vor und während der Einführung | Vor der Freigabe der Werkzeuge und danach als Auffrischung |
| Nicht Gegenstand | Schulungsnachweis pro Mitarbeitendem | Prozessberatung, Softwareauswahl, Rechtsberatung |
Warum die Schulung dokumentiert gehört
Eine Schulung, die niemand belegen kann, existiert im Streitfall nicht. Das ist der nüchterne Grund, weshalb Nachweis und Inhalt zusammengehören. Art. 4 des EU AI Act verlangt ausreichende KI-Kompetenz bei Personen, die mit KI-Systemen umgehen, schreibt aber kein bestimmtes Kursformat vor. Für Schweizer KMU ist die Vorschrift je nach EU-Bezug unterschiedlich relevant. Unabhängig davon unterstützt eine dokumentierte Grundschulung die Sorgfaltspflichten aus dem revidierten Datenschutzgesetz und beantwortet die Frage, die spätestens bei einem Vorfall kommt: Wusste die Person, was sie tun durfte?
Der Linup KI-Pass deckt diesen Teil ab. Pro Person entsteht nach bestandenem Quiz eine Nachweismappe mit Curriculum, Lernzeit, Ergebnis und Zeitstempel — was in eine solche Dokumentation gehört, ist andernorts ausführlicher beschrieben; im Firmen-Dashboard sehen Verantwortliche den Stand über alle Mitarbeitenden. Der Kurs steht in fünf Sprachen zur Verfügung, was in gemischten Teams die Ausrede erspart, man habe es nicht verstanden. Zwei Grenzen gehören dazu: Linup ist keine Rechtsberatung, und das Zertifikat ist ein Nachweis des Anbieters, kein amtliches Dokument.
Ein realistischer nächster Schritt
Beginnen Sie nicht mit der Toolauswahl, sondern mit einer Standortbestimmung. Nehmen Sie sich eine halbe Stunde und schreiben Sie die drei Abläufe auf, die in Ihrem Betrieb am meisten Zeit fressen. Für die Risiken im Umgang mit KI gibt es den kostenlosen KI-Risiko-Check von Linup; für die Prozessseite den kostenlosen digitalen KMU-Check von TransformWerk; wer eine ausführlichere Auswertung möchte, findet dort auch den kostenpflichtigen Premium-Bericht «TransformWerk Compass». Zum Weiterlesen ohne Verpflichtung eignen sich die Fachbeiträge von TransformWerk, die auch als Audio verfügbar sind.
Und klären Sie parallel die zweite Hälfte: Wer in Ihrem Betrieb nutzt heute KI-Werkzeuge, und wer hat je gelernt, wo die Grenzen liegen? Wenn Sie die zweite Frage nicht beantworten können, ist das der Punkt, an dem Sie anfangen sollten.
Transparenzhinweis: TransformWerk und die Alpasana GmbH, Betreiberin von Linup, arbeiten als Geschäftspartner zusammen und empfehlen einander bei passenden Anfragen. Dieser Artikel ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung.